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UNITERS S.p.A., consapevole dell’importanza dell’attivazione di adeguati canali di segnalazione al fine di tutelare l’integrità dell’Azienda e garantire il rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza, anche nei confronti dei terzi, nell’esercizio delle attività aziendali, ha provveduto ad attivare appositi canali di segnalazione aziendali in conformità al D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937.

Con la presente Informativa UNITERS S.p.A. intende promuovere la più ampia diffusione presso tutti i Destinatari di ogni informazione utile sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sia interne che esterne.

CHI PUÒ FARE LA SEGNALAZIONE

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo aziendale in qualità di:

lavoratori subordinati;
lavoratori autonomi e collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Azienda;
liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Azienda;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Azienda;
azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso l’Azienda, anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fase precontrattuali ovvero durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

QUALI COMPORTAMENTI POSSONO ESSERE SEGNALATI

Costituiscono Segnalazioni Rilevanti le segnalazioni aventi ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e violazioni del Modello 231, quali, a titolo esemplificativo, comportamenti corruttivi verso la Pubblica Amministrazione, violazioni in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro, violazioni della normativa in materia Ambientale. Si evidenzia che tali segnalazioni potranno essere effettuate esclusivamente per il tramite dei canali di segnalazione interni.

Sono escluse dall’ambito di applicazione della disciplina le segnalazioni legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate oppure ad aspetti di vita del soggetto segnalato, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale e/o professionale.

Sono altresì escluse le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni già totalmente di dominio pubblico, le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio) oppure pretestuose, diffamatorie, calunniose o volte esclusivamente a danneggiare il segnalato.

Le suddette “segnalazioni escluse” non sono, pertanto, considerate segnalazioni whistleblowing e, quindi, l’azienda potrà decidere se prevedere nei propri Regolamenti aziendali interni se e come trattare questo tipo di segnalazioni.

CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE

Al fine di consentire un’adeguata attività di verifica, è necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la ricostruzione del fatto e all’accertamento della fondatezza di quanto segnalato. In particolare, dovranno essere indicati:

I dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita) e, un recapito ove ricevere l’avviso di ricevimento della segnalazione e i successivi riscontri, nonché eventuali richieste di integrazioni e chiarimenti;
le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare l‘eventuale soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;
eventuali documenti allegati;
eventuali soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Nel caso di ricezione di segnalazioni anonime, si specifica che le stesse, solo qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, saranno considerate e trattate quali segnalazioni ordinarie pur con le medesime procedure interne previste per le segnalazioni whistleblowing.

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
Per consentire la trasmissione di Segnalazioni scritte e orali, l’Azienda, sentite le organizzazioni sindacali, attiva e mantiene aperti i seguenti canali di segnalazione:

a) Canale per le segnalazioni in forma scritta:

I. Indirizzo di posta ordinaria 36075 Montecchio Maggiore (VI) alla Via Enrico De Nicola n.1;

- - il segnalante deve inserire la segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella prima, i propri dati identificativi, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, espressa indicazione “Segnalazione Whistleblowing” o “Riservata al Gestore del Canale”.

b) Canale per le segnalazioni in forma orale:

I. una linea telefonica attiva dal lunedì al venerdì, esclusi i festivi, dalle 8.30 alle 13.30 e dalle 14.00 alle 17.00, al numero 0444-499099. Al risponditore automatico sarà necessario digitare il numero 222 per l’inoltro al Gestore del Canale e al fine di garantire la riservatezza, il segnalante dovrà comunicare immediatamente che intende effettuare una “Segnalazione Whistleblowing”.

Ove richiesto dal segnalante, è possibile fissare un incontro diretto con il Gestore del Canale. L’incontro diretto è tenuto esclusivamente dal Gestore del Canale con modalità riservate e mediante la redazione della scheda di segnalazione.

UNITERS S.p.A., nel pieno rispetto del Decreto Whistleblowing, garantisce che i canali di cui sopra assicurano la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione del canale di segnalazione è affidata alla Funzione Risorse Umane in persona di Sig.ra Camponogara Stefania. (il “Gestore del Canale”).

Qualora il Gestore del Canale versi in conflitto di interessi, in quanto soggetto segnalante, segnalato o persona coinvolta dalla segnalazione, darà seguito all’obbligo dell’avviso di ricevimento e trasmetterà senza ritardo la segnalazione alla seguente funzione Datore di Lavoro e si asterrà da ogni ulteriore attività in merito alla segnalazione. Tale disposizione si applica anche in caso il conflitto emerga durante il trattamento della segnalazione, con effetto da tale momento.

PROCEDURE DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Il Gestore del Canale, ricevuta la segnalazione, svolge le seguenti attività:

rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
da diligente seguito alle segnalazioni ricevute attivando i soggetti incaricati per la gestione della segnalazione, ad esempio l’ODV;
fornisce un riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione. Tale riscontro può avere anche natura interlocutoria, qualora l’istruttoria non sia ancora terminata. Terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati al segnalante.

Per l’adeguato trattamento della segnalazione, potranno essere coinvolti soggetti interni o esterni, in considerazione delle specifiche competenze tecniche e professionali richieste, che non versino in conflitto d’interessi e che saranno comunque vincolati agli obblighi di riservatezza previsti dalla norma.
All’esito dell’istruttoria, se la segnalazione risulta fondata, il Gestore del canale di segnalazione si rivolgerà agli organi/funzioni interne competenti per i relativi seguiti ai fini dell’attivazione di azioni preventive, correttive o disciplinari nei confronti del segnalato.

I dati saranno trattati in conformità a quanto previsto dal GDPR n. 679/2016 e dal D.Lgs. n. 24/2023.
Vedasi Informativa ai sensi degli artt.13 e 14 del Regolamento (UE) Nr. 2016/679 relativa al trattamento dei dati personali nell’ambito delle segnalazioni di illeciti (whistleblowing).

INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT . 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) NR. 2016/679
relativa al trattamento dei dati personali nell’ambito delle segnalazioni di illeciti whistleblowing

Ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento Europeo 2016/679 (“GDPR”), si informa che UNITERS SPA, tratta i dati personali (“Dati”) dei soggetti che segnalano presunte condotte illecite o violazioni di cui sono venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, individuati dall’art. 3, co. 3, del D. Lgs. 24/2023, nonché dei soggetti indicati dall’art. 3, co. 5, del citato Decreto (es. facilitatori) e dei soggetti diversi da quelli sopraindicati i cui dati personali siano contenuti nelle segnalazioni whistleblowing e/o comunque trattati per gestire la segnalazione (es. dati di terzi) (di seguito, tutti i predetti soggetti, solo “Interessati”). Pertanto, nel rispetto del principio di trasparenza si forniscono agli Interessati le seguenti informazioni.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO: IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO. Il Titolare del trattamento dei Dati è UNITERS SPA, con sede in Montecchio Maggiore (VI) alla Via Enrico De Nicola n. 1, Partita Iva: 02263640241 (di seguito “Società” o “Titolare”). Per ogni informazione, dubbio o chiarimento in merito al trattamento dei Dati è possibile contattare il Titolare inviando una comunicazione a mezzo Raccomandata A/R alla sede legale della Società o a mezzo e-mail all’indirizzo: privacy@uniters.com (vedi infra anche “DIRITTI DELL’INTERESSATO”).

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI. Il Dati sono trattati al solo fine di gestire e dare seguito alle segnalazioni pervenute alla Società ai sensi della normativa whistleblowing riguardante la protezione delle persone che segnalano illeciti di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo (come definito nel D.Lgs. n. 24/2023). Per “gestione delle segnalazioni” si intende sia la gestione del canale/dei canali attivati dalla Società, sia la gestione delle segnalazioni pervenute (ad es. allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte alla verifica della fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e all’adozione dei conseguenti provvedimenti), in conformità alla procedura adottata dalla Società per la gestione delle segnalazioni.

CATEGORIE DI DATI TRATTATI. Per la realizzazione della suestesa finalità, il Titolare tratta i Dati di natura personale contenuti nella segnalazione e quelli raccolti nel corso della sua gestione. Nello specifico, a seconda dei casi, il Titolare tratta:

Dati personali di natura comune (art. 6 GDPR) quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati identificativi (es. nome e cognome), dati relativi all’ubicazione (es. indirizzo di residenza), dati di contatto (es. numero di telefono, e-mail), mansione/ruolo, azienda di appartenenza ecc.;
Dati personali appartenenti a particolari categorie (art. 9 GDPR) quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, l’appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale dell’interessato.
Dati giudiziari (art. 10 GDPR), ossia dati relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO. Il trattamento dei Dati è effettuato:

per i dati personali di natura comune, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, per adempiere un obbligo legale a cui è soggetta l’Azienda (D.Lgs. n. 24/2023);
per i dati personali appartenenti a particolari categorie, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett.b) GDPR, per adempiere un obbligo legale a cui è soggetta l’Azienda;
per i dati giudiziari, ai sensi dell’art. 10 GDPR e 88 GDPR (*). Si precisa che in linea generale la Società non tratta dati di natura giudiziaria. Solo qualora: i) la segnalazione whistleblowing contenga i suddetti dati; ii) il trattamento dei medesimi risulti necessario per la gestione della segnalazione; iii) si verta nelle ipotesi di cui agli artt. 10 e 88 GDPR, i suddetti Dati verranno trattati dal Titolare. Diversamente, il Titolare si asterrà dal relativo trattamento, provvedendo ove possibile a cancellarli.
(*) cfr. Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 304 del 6 luglio 2023.

Si informa inoltre che, nei casi espressamente previsti dal D.Lgs. 24/2023, il trattamento dei dati sarà effettuato solo previo consenso del segnalante. In particolare, il consenso verrà richiesto:

nei casi di cui all’art. 12, comma 2: per la rivelazione, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione espressamente autorizzate, dell’identità del segnalante e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità;
nei casi di cui all’art. 12, comma 5: per la rivelazione dell’identità del segnalante nell’ambito del procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata e la conoscenza della suddetta identità sia indispensabile per la difesa dell’incolpato;
nei casi di cui all’art. 14, comma 2: per la documentazione, mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale della segnalazione effettuata mediante linea telefonica messa a disposizione dal Titolare;
nei casi di cui all’art. 14, comma 4: per la documentazione, mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale, della segnalazione effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO. Il trattamento dei Dati è effettuato con modalità cartacee, nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, delle misure tecniche e organizzative adeguate di cui all’art. 32.1 GDPR, nonché con l’osservanza di ogni misura cautelativa che ne garantisca la relativa integrità, riservatezza e disponibilità. Si informa in particolare che, nel rispetto del D.Lgs. n. 24/2023, la Società adotta, tra le altre, apposite misure di sicurezza, al fine di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione nonché del contenuto e della relativa documentazione. I trattamenti di cui alla presente Informativa non sono oggetto di processi decisionali automatizzati.

FONTE DEI DATI PERSONALI. NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO. I Dati, inclusi quelli di soggetti diversi dal segnalante, sono contenuti nella segnalazione e/o raccolti successivamente nel corso della gestione della segnalazione. Il conferimento dei dati personali è necessario per l’effettuazione e gestione di una segnalazione whistleblowing. Eventuali segnalazioni anonime verranno trattate come segnalazioni ordinarie, solo ove si presentino adeguatamente circostanziate, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI. I Dati non sono diffusi. Il personale incaricato di gestire la segnalazione è stato appositamente autorizzato al trattamento dei Dati ai sensi dell’art. 29 GDPR, ricevendo specifiche istruzioni operative dal Titolare. Si informa che, nel caso in cui la segnalazione venga trasmessa alle Autorità competenti, i Dati possono essere conosciuti e trattati da queste ultime in qualità di autonomi Titolari del trattamento. I Dati possono, altresì, essere comunicati e/o conosciuti da fornitori di servizi del Titolare che li trattano, a seconda dei casi, in qualità di autonomi Titolari del trattamento (es. legali).

TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI. I Dati non sono trasferiti verso paesi non appartenenti all’Unione Europea/Spazio SEE, né verso Organizzazioni Internazionali. Qualora tale trasferimento si rendesse necessario per realizzare le finalità di cui alla presente informativa il Titolare garantisce che il medesimo avverrà nel pieno rispetto delle condizioni di cui al Capo V del GDPR (artt. 44 e ss.), al fine di assicurare che il livello di protezione delle persone fisiche garantito dal GDPR non sia pregiudicato. Il trasferimento avverrà dunque verso Paesi che la Commissione Europea ha ritenuto garantiscano un livello di protezione adeguato, in conformità a quanto stabilito dall’art. 44 GDPR oppure nel rispetto di specifiche clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46 GDPR, a condizione che il destinatario dei dati fornisca garanzie adeguate e che gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi. Eventuali deroghe a quanto sopra avverranno solo nel rispetto dell’art. 49 GDPR.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza. Si informa che, decorsi i termini di cui sopra, i Dati saranno oggetto di cancellazione o anonimizzazione irreversibile. Un periodo più lungo di conservazione dei Dati potrà essere determinato da legittime richieste formulate dalle Autorità oppure dalla partecipazione del Titolare a procedure giudiziarie che implichino il trattamento dei Dati.

DIRITTI DELL’INTERESSATO. RECLAMO ALL’AUTORITA’ DI CONTROLLO. Contattando il Titolare con le modalità indicate nella sezione “TITOLARE DEL TRATTAMENTO: IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO” della presente informativa, l’Interessato ha diritto di esercitare i diritti che gli sono riconosciuti dal GDPR – nei limiti di quanto previsto dall’art. 2 undecies del D.Lgs. n. 196/2003 (**) – ossia di richiedere: a) l’accesso ai Dati che lo riguardano; b) la rettifica dei Dati; c) la cancellazione dei Dati, nei limiti previsti dal GDPR; d) la limitazione del trattamento dei Dati, qualora ricorrano le condizioni di cui all’art. 18 GDPR; e) la portabilità dei Dati in un formato strutturato, nei casi di cui all’art. 20 GDPR; f) l’opposizione al trattamento dei Dati, ai sensi dell’art. 21 GDPR. Qualora l’Interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il GDPR, egli ha altresì il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo. Si informa che, in Italia, tale Autorità è rappresentata dal Garante per la Protezione dei dati personali, con sede a Roma. L’Interessato non residente in Italia potrà proporre reclamo innanzi all’Autorità di Controllo designata nel proprio paese di residenza.

Al fine di garantire la riservatezza dell’Interessato che effettui la richiesta di esercizio dei diritti, le richieste dovranno pervenire con l’indicazione “RICHIESTA ESERCIZIO DIRITTI PRIVACY - SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING” (nell’oggetto della mail o sulla busta della Raccomandata A/R).

(**) Si informa che i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati con richiesta al Titolare ovvero con reclamo all’Autorità qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte.